Externalisation des tâches administratives récurrentes : intégrer l’assistante à votre équipe

Gérant de PME et salariée en visioconférence avec leur assistante externalisée, devant des classeurs factures, relances, courrier et notes de frais

L’externalisation des tâches administratives récurrentes confie à une assistante dédiée ce qui revient chaque semaine : factures, relances, courrier, classement, notes de frais. Vous gardez les signatures et les paiements. La réussite d’une externalisation se joue à l’intégration, avec un référent dans l’équipe, des accès nominatifs et une règle claire sur qui donne les consignes.

Ce guide s’adresse aux dirigeants de TPE et de petites entreprises, de 3 à 40 salariés, qui assurent encore leur gestion administrative en plus de leur activité, avec les contraintes que cela impose.

Le scénario se répète dans beaucoup de TPE et de PME. Le lundi, le gérant d’une entreprise de plomberie de six salariés boucle les devis de la semaine, et le jeudi soir il rappelle les clients en retard de paiement. Le dernier dimanche du mois, il trie les notes de frais avant l’envoi au cabinet comptable. Prise à part, aucune de ces tâches administratives ne mérite un poste. Mises bout à bout, elles représentent une charge d’une journée par semaine, prise sur son cœur de métier et sur le développement commercial de son activité.

Chez Wize Up, confier cette charge administrative à une assistante externalisée démarre à 350 € HT par mois, pour 5 heures par semaine. Le résultat dépend de la façon dont elle entre dans votre équipe et répond aux besoins de votre organisation.

Wize Up pense l’externalisation comme une extension de l’intelligence de votre entreprise, sur l’administratif comme sur le marketing et le web. Ce que votre gérant sait le dimanche soir, votre assistante le saura le lundi matin, et son binôme pendant ses congés. Une compétence qui ne dort plus dans une seule tête.

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Formule d’entrée

350 € HT

par mois, pour 5 heures par semaine

Mise en place

3 semaines

de la visio de lancement à l’autonomie

Continuité

2 personnes

un poste doublé par un binôme

Toujours chez vous

4 actes

signatures, paiements, gestes commerciaux, décisions RH

Tâches administratives récurrentes à externaliser, rythme par rythme

Dans l’externalisation administrative, les bonnes candidates reviennent à date fixe et suivent une règle que vous pouvez écrire. Un cycle complet de gestion administrative, de l’émission de la facture à son encaissement, se confie mieux qu’une poussière de micro-tâches dispersées entre trois personnes.

Quatre porte-revues étiquetés chaque jour, chaque semaine, chaque mois et tous les 6 mois pour classer les tâches administratives récurrentes
Chaque tâche administrative récurrente revient à date fixe : la ranger par rythme aide à choisir ce que vous confiez en premier.

Ce sont des tâches administratives à faible valeur ajoutée pour le dirigeant, loin de son cœur de métier. Leur suivi reste pourtant essentiel au fonctionnement de votre activité et à la gestion de votre trésorerie.

Facturation, relances, pré-comptabilité : le calendrier type

Rythme Tâches confiées Repère à connaître Ce que vous validez
Chaque jour
tri des e-mails, prise de RDV, gestion du courrier, classement des documents, mise à jour des dossiers clients
depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques
les courriers recommandés
Chaque semaine
préparation des devis, émission des factures, gestion des relances, administration des ventes (bons de commande, avoirs), suivi des achats, des commandes et des règlements fournisseurs
délai de paiement plafonné à 60 jours après la date de facture, ou 45 jours fin de mois
le paiement lui-même
Chaque mois
gestion des notes de frais, pré-comptabilité, rapprochement des justificatifs, reporting du mois, préparation et envoi des documents au cabinet chargé de votre comptabilité
date limite fixée avec votre expert-comptable
les écarts signalés
Tous les six mois
collecte des attestations de vigilance de chaque partenaire, suivi des contrats de sous-traitance
obligatoire pour toute prestation d’au moins 5 000 € HT
la poursuite ou non de la relation

Parmi les tâches administratives, une tâche ponctuelle fait un mauvais point de départ pour un projet d’externalisation administrative : un dossier de subvention ou la refonte d’un contrat type exige des arbitrages, donc votre temps. Commencez par un processus qui tourne déjà, même mal, qui répond à des besoins réguliers et pèse sur votre charge de travail.

Dans la plupart des TPE et des PME, les tâches administratives à confier en premier sont la facturation et le suivi des paiements. Le gérant de votre entreprise traite ces deux missions le soir, une fois son activité de la journée bouclée, alors que d’autres dirigeants les ont confiées depuis longtemps.

Cas client. Chez Wize Up, une assistante gère seule, pour une cliente, tout le cycle : lettres de mission, factures mensuelles, suivi des paiements, relances et compte rendu régulier. La cliente valide. Elle ne traite plus rien elle-même.

Marketing, web, service client : les autres tâches récurrentes

Vos tâches récurrentes ne sont pas toutes administratives : publier les contenus du mois selon votre stratégie de contenu, mettre à jour le site, suivre le référencement, préparer les visuels, répondre au service client. Ces missions reviennent elles aussi à date fixe. Chez Wize Up, les profils couvrent le marketing, le webmarketing, le référencement, le développement web, le design, le support client et la téléopération, avec la même formule d’entrée. Ils apportent leur expertise et travaillent avec l’IA, et un humain valide chaque livrable. L’achat d’espaces publicitaires et les promesses de positionnement restent hors périmètre. Voyez comment externaliser votre marketing sans recruter.

BTP : les pièces qui reviennent à chaque chantier

Dans une activité de bâtiment, une bonne partie de la gestion administrative se cache dans les partenaires. Chaque entreprise qui intervient sur vos chantiers pour plus de 5 000 € HT doit vous remettre une attestation de vigilance URSSAF à la signature, puis tous les six mois. L’assistante assure la gestion de ces échéances : elle relance chaque partenaire en retard et vérifie l’attestation sur le site de l’URSSAF.

Renfort de production ou profil sur mesure : quel profil choisir

Le renfort de production absorbe un volume de tâches administratives que Wize Up sait déjà traiter : factures, relances, pré-comptabilité, notes de frais. Le profil sur mesure, hautement qualifié, est recruté et testé selon les standards de votre entreprise pour une fonction propre à votre métier ou à votre stratégie.

Assistante qui traite une pile de factures à côté d’une consultante web qui analyse une courbe de trafic : renfort de production ou profil sur mesure
À gauche, un renfort de production absorbe le volume. À droite, un profil sur mesure apporte une compétence rare.
Critère Renfort de production Profil sur mesure hautement qualifié
Vos besoins
absorber un volume récurrent ou un pic de charge
couvrir une compétence précise, rare dans votre équipe
Qui maîtrise le métier
Wize Up, avec ses propres méthodes
vous, Wize Up assure la gestion du recrutement et de la partie RH
Sélection
une assistante formée et encadrée par nos seniors
un candidat testé selon vos standards
Exemples de missions
devis, facturation, relances, pré-comptabilité, publication des contenus, mise à jour du site, service client
suivi des dossiers de chantier, gestion locative, référencement, développement web, design
Continuité
poste doublé
poste doublé

Une entreprise de travaux peut confier ses factures et ses publications à un renfort de production, et le référencement de son site à un profil sur mesure, spécialiste du SEO. Pour quelques heures de saisie par semaine, un renfort de production suffit pour ces missions, à moindres coûts. Les deux formules partagent les mêmes avantages : la souplesse d’un volume qui suit votre activité, et un poste doublé.

Ce que vous gardez de votre gestion administrative

Avec l’externalisation administrative, confier une partie de votre gestion administrative ne veut pas dire tout lâcher : vous gardez la main sur ce qui engage votre entreprise. Quatre actes restent chez vous :

  • la signature des devis, des contrats et des documents qui engagent votre entreprise ;
  • la validation des paiements, même si leur gestion passe chez l’assistante ;
  • le geste commercial sur un impayé, comme une remise ou un échéancier ;
  • toute décision qui touche votre personnel et vos ressources humaines.
Dirigeant qui signe un devis préparé par son assistante, une validation qui reste chez lui après l’externalisation
La signature des devis et la validation des paiements restent chez vous, même quand l’assistante prépare tout.

La paie reste chez votre expert-comptable ou votre gestionnaire de paie : Wize Up ne l’établit pas. L’assistante peut en revanche collecter les variables du mois (absences, primes, heures, congés payés) et les transmettre à date convenue. Côté ressources humaines, les contrats de travail et les entretiens restent de votre ressort.

Cette répartition protège votre stratégie : les choix qui comptent pour la croissance de votre entreprise restent entre vos mains, l’exécution passe chez l’assistante et vous revenez à votre cœur de métier. Si vos besoins portent sur la coordination de plusieurs fonctions et services, un office manager externalisé correspond mieux à votre structure.

Annoncer l’externalisation administrative sans froisser votre équipe

Annoncez-la avant le premier jour, en nommant les tâches administratives qui partent et celles qui restent. Dans une petite entreprise ou une PME, une externalisation administrative mal annoncée inquiète : une inconnue en copie des e-mails fait imaginer le pire, un audit discret ou un poste supprimé dans six mois.

Gérant qui présente à son équipe un paperboard « Ce qui part » et « Ce qui reste » avant l’arrivée de l’assistante externalisée
Nommer ce qui part et ce qui reste, en réunion, avant le premier jour : la meilleure façon de rassurer l’équipe.

Cas type. Prenons la salariée polyvalente d’une entreprise du BTP de six personnes. Elle tient l’accueil, les devis et la gestion du planning des chantiers, et elle rattrape le retard de gestion administrative quand elle peut, en fin de journée. Pour elle, un prestataire externe qui arrive sur ses dossiers peut sonner comme un désaveu.

C’est souvent l’inverse, et il faut le lui dire. Elle récupère du temps pour le planning, le cœur de son métier, et la surcharge de fin de mois disparaît. Le gain de productivité se voit vite dans son activité, et la confiance vient de là. Présentez le nouveau fonctionnement à vos équipes, en réunion, avec ces éléments précis :

  • le périmètre de gestion administrative qui part chez l’assistante, tâche par tâche ;
  • ce qui ne change pas dans le fonctionnement de l’équipe ;
  • le nom du référent interne qui assurera le suivi et répondra à ses questions, et celui de l’interlocuteur chez le prestataire ;
  • le canal à utiliser, une adresse dédiée ou un canal Teams, jamais les téléphones personnels.

Présentée ainsi, l’arrivée de l’assistante montre ses avantages à chacun : moins de tâches administratives en fin de journée, plus de temps pour les clients et pour les missions à forte valeur ajoutée.

Un point essentiel : le référent n’a pas besoin d’être le dirigeant. Dans une PME de 40 salariés, ce rôle revient à votre assistant ou assistante de direction, ou à votre office manager, qui connaît votre organisation service par service. Prévoyez 30 minutes de sa disponibilité par jour la première semaine, puis un point hebdomadaire de 20 minutes.

Qui donne les consignes ? La règle qui évite la requalification

La règle du contenu et de la personne. Vous décidez du contenu des tâches administratives, le prestataire gère la personne. Si vous fixez vous-même les horaires, les congés ou les sanctions d’une assistante externalisée, la relation glisse vers le salariat déguisé, avec un risque pénal réel pour votre entreprise.

Dirigeante et responsable administrative qui relisent un contrat de prestation de services à côté du Code du travail, assistante en visioconférence
Vous décidez du contenu du travail, le prestataire gère la personne : la règle qui évite la requalification.

Lien de subordination, marchandage, prêt de main-d’œuvre : ce que dit le Code du travail

Le lien de subordination est le critère du contrat de travail : un employeur donne des ordres, contrôle leur exécution et sanctionne les manquements. Cet enjeu est concret. Quand ce lien existe entre votre entreprise et une personne envoyée par un prestataire, le juge peut requalifier le contrat de prestation de services en contrat de travail, avec rappels de salaires et de cotisations.

Le Code du travail vise deux dérives, quel que soit l’intitulé du contrat. L’article L8241-1 interdit toute opération à but lucratif dont l’objet exclusif est la mise à disposition de personnel : c’est le prêt de main-d’œuvre illicite. Le délit de marchandage (article L8231-1) sanctionne une fourniture de main-d’œuvre qui prive le salarié de ses droits. Chacun est puni de deux ans d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende.

Une prestation de service reste licite quand le prestataire, en partenaire indépendant, encadre lui-même son personnel, apporte son savoir-faire et garde la main sur son organisation du travail. Les clauses qui l’écrivent noir sur blanc figurent dans notre article sur le contrat de prestation de services. Voici la répartition appliquée chez Wize Up :

Sujet Votre rôle Le rôle de Wize Up
Contenu du travail et priorités du jour
vous échangez directement avec l’assistante
aucun
Horaires et congés
vous êtes prévenu à l’avance
gestion par Wize Up
Formation à vos outils
vous montrez vos méthodes
formation et suivi des compétences par des seniors
Remarques sur la qualité
vous les signalez
Wize Up les traite avec l’assistante
Absence imprévue
rien à organiser pour votre entreprise
le binôme prend le relais

Une limite assumée : si vous voulez pour votre gestion administrative quelqu’un dans vos locaux à 8 h 30, soumis aux contraintes de votre règlement intérieur, l’externalisation administrative n’est pas la bonne formule pour votre structure. Recrutez en CDI ou en CDD.

Accès et données : ce que le prestataire externe voit, et rien de plus

La gestion des accès commence par des comptes nominatifs, limités aux besoins de chaque tâche administrative et de chaque processus. Un enjeu simple : savoir à tout moment qui voit quoi. Signez un accord de traitement des données avant le premier accès.

Écran d’administration avec la facturation activée, la banque en lecture seule et les virements bloqués pour le prestataire externe
Un compte nominatif, des droits limités, les virements fermés : le prestataire voit ce dont il a besoin, rien de plus.

Dès qu’un prestataire manipule des données personnelles pour le compte de votre entreprise, il devient sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Cet article impose un contrat écrit et des contraintes précises : objet et durée du traitement, nature des données, mesures de sécurité, confidentialité et sort des données en fin de mission.

  • Banque : accès en lecture seule, sans les fonctions de virement.
  • Solutions de facturation (Pennylane, Sellsy, Axonaut) : un utilisateur à son nom, avec des droits limités aux fonctions de facturation.
  • Boîte mail : une adresse dédiée, du type facturation@votre-domaine, plutôt que la vôtre.
  • Stockage : des solutions comme Google Drive ou SharePoint, avec un dossier partagé par type de documents et un plan de classement commun.
  • Mots de passe : un gestionnaire partagé comme Bitwarden ou 1Password, jamais un tableur.
  • Fin de mission : révocation le jour même, outil par outil, au départ du prestataire.

Le contrat fixe la finalité et la durée de conservation des données. La CNIL publie un exemple de clauses contractuelles qui sert de base de discussion avec votre prestataire. Un accord de confidentialité devient essentiel si vos documents contiennent vos prix, vos marges ou vos dossiers clients. Ces règles valent pour toute externalisation et pour toutes les équipes de votre organisation qui travaillent à distance sur vos outils de gestion.

Les trois premières semaines d’une externalisation administrative

La mise en place de l’externalisation administrative prend trois semaines : la première se passe en double, la troisième en autonomie. Le calendrier complet sur six semaines, côté dirigeant de PME, figure dans notre guide de la gestion administrative externalisée.

Assistante de direction qui organise un tableau Semaine 1, Semaine 2, Semaine 3 avec l’assistante externalisée en visioconférence
Semaine 1 en double, semaine 2 en relecture, semaine 3 en autonomie.
  1. Semaine 1 : une visio de 45 minutes avec le référent et le prestataire. Suivent la démonstration du fonctionnement de chaque outil de gestion sur un cas réel, puis une fiche d’une page par tâche administrative, selon vos besoins.
  2. Semaine 2 : phase de test. L’assistante assure la gestion courante, le référent relit avant envoi. Les questions arrivent groupées, une fois par jour.
  3. Semaine 3 : l’assistante traite seule la gestion administrative confiée, avec un suivi hebdomadaire. Vous contrôlez après coup la qualité sur un échantillon, par exemple une facture sur cinq.

La fiche de chacune de vos tâches administratives tient en peu de lignes, avec une structure fixe. Elle donne le nom des documents, l’outil, l’ordre des opérations, puis le registre des exceptions qui font dérailler le processus. Le client qui paie toujours à 90 jours y figure, comme les fournisseurs qui envoient encore leurs factures par courrier. Ce registre transforme une habitude du gérant en savoir partagé par toute votre organisation. Les exceptions oubliées provoquent la plupart des erreurs du premier mois, bien plus que les compétences de l’assistante.

L’externalisation-extension. L’externalisation vue comme une extension d’équipe, telle que Wize Up la pratique, prolonge l’intelligence de votre entreprise : ses règles, ses exceptions, ses habitudes clients. Elle se pense comme une extension de vos capacités, plus comme une vente d’heures. L’assistante apprend ce que votre entreprise sait faire, l’écrit dans des fiches, et le transmet à son binôme.

Prévoyez cet accompagnement dès la signature du contrat. C’est lui qui fixe la qualité de service des mois suivants.

Suivre le travail sans micro-manager

Dans une TPE ou une PME, un point hebdomadaire de 20 minutes et un tableau partagé de suivi de la gestion administrative suffisent pour piloter un prestataire. Au-delà, vous refaites les tâches administratives que vous vouliez déléguer : la productivité gagnée s’évapore dans une charge de relecture, et votre externalisation perd sa valeur ajoutée.

Dirigeant de PME qui consulte sur tablette un tableau de suivi aux pastilles vertes, minuteur posé pour un point de 20 minutes
Un point hebdomadaire de 20 minutes et un tableau partagé suffisent pour suivre le travail.

Le micro-management consiste à vérifier chaque tâche avant qu’elle parte : il épuise les dirigeants, freine l’assistante et alourdit la charge de suivi. Fixez plutôt trois indicateurs de performance simples, suivis chaque mois : délai d’émission des factures, gestion des relances à la date prévue, documents transmis au cabinet comptable à l’échéance.

Pour auditer la qualité de votre prestataire, appliquez le test des dix opérations. Il a deux avantages : il est rapide, et il vise les processus plutôt que les personnes. Tirez au hasard dix opérations du mois et suivez-les de bout en bout : facture émise, rappel envoyé, paiement encaissé. Quatre signaux doivent vous alerter :

  • Les mêmes questions reviennent d’une semaine à l’autre, signe que la fiche de la tâche est incomplète ;
  • Vos salariés envoient chaque demande par SMS, parce que le canal n’a jamais été posé ;
  • Le référent relit encore tout au bout d’un mois de collaboration avec le prestataire ;
  • Les envois de fin de mois partent en retard, ce qui indique une charge de travail sous-estimée et un format trop court.

Le troisième signal vise rarement l’assistante. Il trahit un périmètre flou ou une organisation interne qui change trop souvent.

Absence, départ, pic d’activité : ce que change un poste doublé

Avec un poste doublé, l’absence de l’assistante n’arrête ni le suivi ni la gestion de votre activité. Chez Wize Up, un binôme suit les mêmes dossiers et les mêmes missions, et connaît l’avancement de chacune de vos tâches administratives. La continuité tient pendant les congés comme pendant un arrêt maladie, sans baisse de qualité ni rupture de service.

Assistante qui part en congés et transmet le classeur fiches de tâches à sa collègue binôme, continuité d’un poste doublé
Pendant les congés, le binôme reprend les mêmes dossiers grâce aux fiches de tâches.

Le poste doublé. Le binôme, c’est la mémoire de votre poste en deux exemplaires. Une assistante freelance qui travaille seule, sans binôme ni suivi, ne peut pas offrir cette continuité, contrairement à une entreprise prestataire structurée. Avec une freelance, ses congés deviennent vos congés administratifs, et sa maladie vos retards de facturation, avec des coûts que personne ne chiffre. Face à un arrêt maladie, les solutions de secours se limitent à vous-même. Le comparatif d’une freelance et d’une agence figure dans notre article assistante freelance ou agence.

En cas de départ, nous assurons le remplacement. Les collaborateurs de Wize Up sont formés et encadrés par des seniors : le binôme assure la transition du suivi de votre gestion administrative, et les fiches de tâches évitent de tout réexpliquer. Quand votre activité connaît un pic de charge (clôture, rentrée, saison haute) ou une phase de croissance, le format s’ajuste à vos besoins. Quatre formats existent : huitième de temps, quart temps, mi-temps ou temps plein, soit 1, 2, 4 ou 8 heures par jour.

Cette continuité a une condition de fonctionnement : sans fiches à jour, même un binôme perd une semaine.

Combien coûtent 5 heures par semaine rendues à votre cœur de métier

La formule d’entrée de Wize Up coûte 350 € HT par mois pour 5 heures de gestion administrative par semaine, dans un contrat de droit français. Avec l’externalisation administrative, vos coûts fixes de gestion administrative deviennent des coûts variables. Vous payez un format adapté à votre activité et à vos besoins, pas un salaire, des charges et un poste de travail. Le temps récupéré sur ces tâches retourne à votre cœur de métier, là où se crée la valeur ajoutée de votre entreprise.

Dirigeant qui chiffre le coût de 5 heures par semaine d’externalisation avec un agenda surligné et une calculatrice
Chiffrer le temps administratif de la semaine donne le bon format, et le temps rendu à votre cœur de métier.

Pour les dirigeants, les avantages se lisent aussi hors du budget : une expertise spécialisée et des outils à jour, sans coûts de recrutement ni de formation pour votre entreprise, et une stratégie de croissance de votre activité qui ne bute plus sur les tâches administratives.

Sur le marché, trois solutions s’offrent à une entreprise qui sature de tâches administratives : recruter, confier sa gestion administrative à une indépendante, ou faire appel à un prestataire qui encadre l’assistante. Les deux premières ont des coûts cachés, l’embauche surtout. Le calcul face à une embauche, charges et remplacement compris, figure dans notre comparatif du coût d’une assistante en PME. Les formats adaptés à vos besoins et les tarifs de cette assistance administrative externalisée sont détaillés sur la page assistante externalisée.

Pour estimer vos besoins, chronométrez une semaine normale et additionnez le temps passé sur chacune des tâches administratives du tableau plus haut. Le total donne le format et la charge administrative réelle de votre semaine. Comparez ensuite les coûts complets, supervision et remplacement compris. Avant de signer une externalisation administrative, lisez la clause de réversibilité, qui organise le retour de vos dossiers et de vos accès en fin de contrat, et la durée du préavis : un engagement long complique tout changement de prestataire. Sur simple demande, nous vous répondons sous 24 heures avec un format et un tarif.

Questions fréquentes

Dirigeante au téléphone qui coche ses questions sur l’externalisation des tâches administratives dans un carnet
Les questions que posent les dirigeants avant de confier leurs tâches administratives.

Quelles tâches administratives externaliser en priorité ?

Commencez par les tâches administratives répétitives, à faible valeur ajoutée pour vous, documentées et sans pouvoir d’engagement : émission des factures, gestion des relances de premier niveau, classement, notes de frais, factures fournisseurs, pré-comptabilité et préparation des documents pour la comptabilité. Elles reviennent à date fixe, pèsent lourd dans votre charge de travail et se décrivent dans une fiche. Gardez pour plus tard les dossiers ponctuels, comme une subvention, qui demandent vos arbitrages.

Comment externaliser les tâches administratives de son entreprise ?

En quatre temps. Chronométrez une semaine pour mesurer vos besoins, choisissez un processus complet à confier, celui qui pèse le plus dans votre charge de travail, signez un contrat de prestation qui fixe le périmètre et les accès, puis organisez trois semaines de mise en place, avec un accompagnement par un référent interne. Dans une TPE, comptez un mois avant que l’assistante traite seule l’essentiel du flux.

Un projet d’externalisation administrative limité à une seule tâche, c’est possible ?

Oui, et c’est souvent le départ le plus sûr pour l’externalisation administrative. Choisissez, selon vos besoins, un cycle complet de gestion administrative, comme la facturation ou la gestion des impayés, plutôt qu’une tâche isolée. Au bout d’un mois, la fiche du processus existe, l’équipe a pris l’habitude du canal dédié, et la deuxième tâche démarre sur des bases déjà posées dans votre entreprise, sans perte de productivité.

Comment choisir un prestataire externe pour ses tâches administratives ?

Jugez ce partenaire de gestion administrative sur le démarrage du service plutôt que sur la plaquette. Demandez qui sera le binôme de votre assistante, quelles compétences il maîtrise, qui rédige les fiches de tâches, à quel rythme ont lieu les points de suivi et quels indicateurs de performance il suit. Vérifiez qu’il connaît vos outils et votre secteur, demandez des références clients, vérifiez sa réputation et faites relire le contrat. Un prestataire sérieux répond par des noms et des dates.

Mon office manager peut-il encadrer l’assistante externalisée ?

Votre office manager, comme votre assistante interne, peut coordonner la gestion administrative confiée : fixer les priorités, relire, répondre aux questions. La gestion des horaires, des congés et des évaluations reste chez Wize Up. Cette répartition protège votre entreprise d’un lien de subordination direct. Votre salarié garde la partie la plus intéressante du rôle, celle où il décide.

L’assistante travaille-t-elle dans mes logiciels ?

Oui. Cette assistance se fait avec un compte à son nom dans vos solutions de gestion administrative : logiciel de facturation, Google Drive ou SharePoint, CRM, boîte mail dédiée, espace de documents partagés. Wize Up n’impose aucune plateforme et s’adapte au fonctionnement de vos solutions existantes. Prévoyez la licence supplémentaire si votre logiciel facture par utilisateur, et des droits limités aux fonctions dont elle a besoin.

Que se passe-t-il si mon volume baisse en été ?

Le format se revoit à la baisse selon vos besoins, et vos coûts avec lui. Prévenez votre prestataire dès que la saisonnalité de votre activité se dessine, pour garder une activité suivie au bon rythme, et vérifiez au contrat le délai pour changer de format. Le volume s’ajuste ensuite à mesure que votre activité évolue, du temps plein au quart temps, et inversement à la rentrée.

Renfort de production ou intérimaire : quelle différence ?

L’intérimaire travaille dans votre entreprise par l’intermédiaire d’une agence de travail temporaire, et vous dirigez son travail comme ses horaires. Cette mise à disposition de personnel à but lucratif est autorisée par le Code du travail, avec un contrat de mission, un motif prévu par la loi et une durée plafonnée. Le renfort de production est une prestation : Wize Up garde les horaires, les congés et l’encadrement, et le format suit votre activité.

L’assistante peut-elle relancer mes clients par téléphone ?

Oui, pour le premier niveau de service : appel de rappel d’échéance, envoi d’un duplicata, confirmation d’une date de paiement. La négociation d’un échéancier ou d’une remise vous revient. Fixez à l’avance le seuil au-delà duquel le dossier remonte, par exemple 45 jours de retard ou 3 000 € d’encours.

Quelles tâches administratives pouvez-vous confier dès ce mois-ci ?

Décrivez-nous vos tâches récurrentes et leur fréquence : nous vous proposons un format, un tarif et un plan de démarrage en trois semaines. Réponse sous 24 heures.

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Photo de Mélody Rativet
Associée · Production France & Vision éditoriale

Mélody Rativet

Associée chez Wize, Mélody dirige le pôle production France et porte la vision éditoriale et marketing du groupe. Sur ce blog, elle partage ce qui l'anime : accompagner les dirigeants, cabinets comptables et assistantes freelance dans l'externalisation de leurs équipes, et bâtir des ponts durables entre la France et Madagascar — avec des contenus originaux, utiles, au service de votre réussite.

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